Beantwoord

KPN Mail contactpersonen exporteren naar CSV-bestand; import in Outlook niet mogelijk

  • 24 October 2022
  • 36 reacties
  • 701 keer bekeken

Reputatie 2

Een vriend gebruikte altijd KPN Webmail en had daarin ook zijn contactpersonen gezet. Nu heeft hij een nieuwe computer en wil ipv webmail het programma Outlook 2021 gaan gebruiken. Hij wil zijn contactpersonen uit KPN Webmail overzetten naar zijn Outlook programma.

Outlook kan alleen een vCard-bestand met één contact importeren. Het zal daarom via een geexporteerd CSV-bestand moeten gebeuren. Helaas heeft het uit KPON Webmail geëxporteerde CSV-bestand een andere structuur dan een uit Outlook geexporteerd CSV-bestand. Dat betekent dat het KPN Webmail CSV-bestand niet kan worden geïmporteerd in Outlook 2021.

Na een omslachtige handmatige bewerking zou dat wel kunnen lukken. Mijn vraag is nu of dat niet eenvoudiger kan.  Heeft hier iemand daarmee ervaring?
 

 

icon

Beste antwoord door FBFATA1020 25 October 2022, 05:44

Bekijk origineel

Dit topic is gesloten. Staat je antwoord hier niet bij, gebruik dan de zoekfunctie van de Community of stel je vraag in een nieuw topic.

36 reacties

het zou toch moeten kunnen,

https://support.microsoft.com/en-us/office/import-contacts-to-outlook-bb796340-b58a-46c1-90c7-b549b8f3c5f8

 

Reputatie 7
Badge +10

@FBFATA1020

In hoeverre is de CSV indeling van de webmail anders dan wat Outlook eist ?

Als het gaat om dat de kolommen anders moeten worden gerangschikt dan kun je dat in een spreadsheet doen (bijv. MS Works of MS Excel).

Reputatie 2

Dank voor de reacties.
Een CSV-bestand in het programma Outlook importeren is geen probleem.
Het hernoemen van de kolommen in een spreadsheet evenmin, maar dat is wel heel omslachtig.
De gegevens uit het “foute” CSV-bestand met knippen en plakken overzetten naar een uit Outlook geëxporteerd CSV-bestand in de juiste kolommen in Excel of LibreCalc gaat het snelst.

Er lijkt met het CSV-bestand uit KPNMail echter meer aan de hand dan alleen maar “foute” kolomnamen; de inhoud van sommige kolommen begrijp ik niet.
Heeft er niemand eerder een eenvoudige oplossing bedacht?; 'de KPN Helpdesk?

Weet iemand van welke software KPN Webmail gebruik maakt? Misschien dar daar een handleiding van op internet is te vinden en op die manier het probleem eenvoudiger kan worden opgelost.

Reputatie 2

Een aanvulling. Als ik het CSV-bestand uit KPN Webmail niet in Excel open, maar in LibreOffice/LibreCalc ziet het er (na tekst-naar-kolommen te hebben uitgevoerd) in eens veel begrijpelijker uit. Zo hebben de kolommen dan een begrijpelijke naam!  Ik snap niet hoe dat kan.

Reputatie 7
Badge +10

@FBFATA1020

Ik geloof dat ik snap wat  je bedoelde. Ik heb ook even mijn adresboek van de webmail geïmporteerd naar een spreadsheet-programma (ook van MS). Daar gooide de spreadsheet, per regel, alle informatie in één cel. Tja, dat werkt dus voor geen meter.

Het lijkt erop dat LibreCalc toch nog wat "slimmer” is dan Excel. Is het mogelijk om bij Excel de manier waarop de gegevens in CSV formaat worden geïmporteerd, nog wat te veranderen ?

Reputatie 2

@Willy22 Bij een CSV-bestand staan in Excel inderdaad alle gegevens in de eerste cel.
Je kunt die gegevens heel gemakkelijk verdelen over de cellen in de rij. Dat gaat als volgt:
- Ga naar tabblad GEGEVENS
- Kies in dat tabblad TEKST NAAR KOLOMMEN
- Vink in het dan geopende venster aan GESCHEIDEN en klik op VOLGENDE
- Vink in het nieuwe venster het scheidingsteken KOMMA aan (en zet evt TAB uit)
- Klik op VOLGENDE en controleer de velden
- Als alle velden juist zijn, klik op VOLTOOIEN.
Je hebt dan alle gegevens in verschillende velden staan.

LibreOffice/LibreCalc doet automatich een voorstel en werkt dus handiger. 

Inmiddels ben ik er achter dat je alle contactpersonen ook naar één vCard-bestand kunt exporteren. Dat vCard-bestand kun je dan naar een CSV-bestand converteren (bv online op https://www.aconvert.com/document/vcf-to-csv/). Je hebt dan alle contact personen in een veel “netter” CSV-bestand.

Reputatie 7
Badge +10

@FBFATA1020

Ik heb een simpele manier gevonden om de opmaak van de informatie te verbeteren. Althans, de volgende aanpak deed bij mij wonderen:

1)) Exporteer alle contacten uit de KPN webmail naar *.csv bestand.

2)) Laad het bestand in een tekst-editor voor “platte tekst” (ik gebruik “EditPad Lite”). Vervang elke komma door een punt-komma. Sla het bestand op.

3)) Laad het bestand in een spreadsheet (ik heb er één van MS) en dan kun je daar - naar wens - kolommen verwijderen en hernoemen.

Dus de KPN webmail gebruikt komma's i.p.v. punt-komma's in een *.csv bestand en dan kunnen er “rare dingen” gebeuren in een spreadsheet.

@Raymondt (onze KPN techneut)

Misschien is dit iets wat aan de software jongens van de KPN - die verantwoordelijk zijn voor de webmail - moet worden voorgelegd en iets wat verbeterd kan/moet worden in de (KPN) webmail ?

Reputatie 7
Badge +10

1)) In mijn emailprogramma kan ik kiezen wat het scheidingsteken (bijv. komma of punt-komma) is in een *.CSV bestand dat geïmporteerd moet worden. Ook kan ik aangeven welke kolommen ik wel of niet wil overnemen uit dat *.CSV bestand. En dan is het kinderspel om een CSV bestand te importeren.

2)) Blijft over de vraag of het standaard scheidingsteken in het CSV bestand dat de KPN webmail produceert moet worden veranderd (punt-komma i.p.v. komma) ?

Een CSV bestand is een verre van gestandardiseerd formaat. 

https://nl.wikipedia.org/wiki/Kommagescheiden_bestand

Je kan beginnen te kijken wat voor instellingen op taalgebied er worden gebruikt. Het decimaalteken is in het Engels een punt. Daarom kan daar eenvoudiger een comma als scheidingsteken worden gebruikt. In andere talen (Inclusief in het Engels in Zuid Afrika) kan dat dus niet en wordt de puntkomma ; als scheidingteken gebruikt. Maar er zijn meer verschillen. Kijk maar even op de Wiki pagina, en als je het nog duidelijker wil in het Engels. 

Is het mogelijk, na een distributie lijst ervan gemaakt te hebben, de hele lijst van namen en gegevens bijv. in een Excel formaat te krijgen. In plaats dat ik een voor een de mensen en hun gegevens ga exporteren ?? 

Als ik de methode van Fata1020 aanhoudt, dan lukt het daar niet mee ! 

Reputatie 2

@Ad Kempen
Wat wil je precies doen? Ik snap namelijk niet wat je bedoelt met “na een distributie lijst ervan gemaakt te hebben”. Wil je alleen de personen uit de nieuw aangemaakt distributielijst naar een Excel-bestand overzetten?

Op de beschreven manier kun je alle contacten uit de je webmail-omgeving overzetten naar een CSV-bestand. In mijn handen werkt het gratis LibreCal;c (Office) prettiger dan MS Excel. Mogelijk dat in zo'n CSV-bestand in een of andere kolom wordt aangegeven dat een contact tot een distribitielijst behoort. Dan zou je daar op kunnen sorteren en alle andere contacten kunnen wissen; je houdt dan de contacten uit de distributielist over.
Ik heb zelf geen toegang tot KPN Mail en kan het dus niet voor je bekijken.

Reputatie 7
Badge +10

@Ad Kempen 

Je kunt in de KPN webmail in één keer de gehele inhoud van het adresboek exporteren. Zie één van mijn eerdere antwoorden in dit topic. Of dit ook lukt met een distributiellijst ? Ik zou het gewoon even proberen …………..

Reputatie 7
Badge +10

@Ad Kempen

In de webmail staat een distributielijst staat in de lijst met email adressen. Open die distributielijst, kies de drie liggende streepjes en daarna “Exporteren".

Hoi, Als ik binnen KPN contacten een distributie lijst maak en die wil exporteren naar Libre office, wat jij voorstelde, dan krijg ik alleen te zien de naam en omschrijving van mijn distributie lijst. Ik wil graag de gehele inhoud van mijn distributie lijst met alle daaraan gekoppelde gegevens zoals telefoonnummer, adres etc. 

Hoe krijg ik dit wel voor elkaar ? 

 

Reputatie 2

Beste Ad,
Als je alle contacten uit KPN's webmail exporteert naar een CSV-bestand en dat bestand opent in LibreCalc, zou je in de 1e rij van het werkblad allerlei Engelse kolomnamen moeten zien zoals in dit plaatje (viermaal horizontaal gescrold):

Vandaar de kolomnamen A t/m AE onder elkaar en onder de rode "stippellijn” de kolomtitels CN t/m CT, waarbij de CT-kolom de naam “Mark as distribution list” heeft.

Probeer eens het volgende:

  1. Exporteer al je contacten uit KPN's webmail naar een CSV-bestand.
  2. Importeer dat CSV-bestand in LibreCalc. Dan zouden in rij 1 al die kolomtitels moeten staan; klopt dat?
  3. Zie je in kolom CT “Mark as distribution list” iets dat wijst op de aangemaakte distributielijst?
  4. Als dat zo is, sorteer dan het werkblad op kolom CT. Dan zou je al de contacten van je distributielijst bij elkaar moeten hebben staan.
  5. Wis alle andere contacten en je hebt alleen de contacten van je distributielijst over.

Ik ben benieuwd. Ik kan het niet proberen, want ik heb geen toegang tot KPN's webmail!
Wel had ik nog een oud uit KPN's webmail geëxporteerd CSV-bestand, waaruit ik de kolomnamen heb gehaald.

Reputatie 7
Badge +10

@Ad Kempen

Je hebt inderdaad gelijk. Als men een distributielijst wil exporteren dan gaat het inderdaad mis. Dan maakt de KPN webmail er een potje van. Dan zit er niks op dan alle adressen van die distributielijst apart te exporteren en daarna te importeren in een spreadsheet (zie een vortig antwoord van mij).

 

Wel, dit is dus ook nog iets wat verbeterd mag worden in de/een nieuwe versie van de KPN webmail software.

Reputatie 7
Badge +10

@FBFATA1020

Het probleem is dat als in die lijst bijv. 4 contacten staan dan worden die 4 contacten in één rij gezet. En verder kan ik ook geen vast patroon ontdekken in hoe de gegevens worden opgeslagen vanuit dat CSV bestand.

Reputatie 2

@Ad Kempen 
Heb je geprobeerd om al je contacten uit KPN's webmail te exporteren naar een CSV-bestand en dat bestand te openen in LibreCalc?
Wat is dan de inhoud van kolom CT “Mark as distribution list”?
Wordt daarin niet aangegeven of een contact bij een bepaalde distributielijst hoort?

Reputatie 2

Zelf heb ik webmail van Strato. Bij het exporteren van contacten naar een CSV-bestand zijn de kolomnamen de zelfde als bij KPN webmail. Ik vermoed daarom dat beide aanbieders de zelfde software voor hun webmail gebruiken. Dat is waarschijnlijk de OX App Suite van Open-Xchange; 

In de handleiding voor de email component wordt in 6.10.8 het exporteren van contacten behandeld, ook van distributie lijsten. Misschien dat met die info (of info elders uit die handleiding) @Ad Kempen verder kan komen.

Reputatie 7
Badge +10

@FBFATA1020 

Klopt. Maar ik weet ook de KPN een aantal dingen heeft (laten) aanpassen voor de KPN webmail. Er is dus een verschil tussen wat de handleiding vertelt en wat er geïmplementeert is bij de KPN webmail.

Reputatie 2

@Ad Kempen 
In Strato's webmail heb ik een distributielijst geëxporteerd. Daarbij komen inderdaad alle email-adressen in één cel van kolom CL “Distribution list” te staan en worden andere gegevens niet geëxporteerd (zoals je zelf al had vestgesteld). Dat is dus niet de oplossing.

Één voor één exporteren lijkt me niet handig. Dan maar alle contactpersonen exporteren en in het daarvan gemaakte werkblad de gewenste personen markeren in een aparte kolom. Na afloop van de selectie sorteren op die kolom; dan heb je alle gewenste personen bij elkaar staan in dat werkblad.

Sterkte er mee. Hoeveel personen zitten er in de distributielijst en hoeveel contactpersonen zijn er in totaal?

Bedankt allen voor de suggesties. Jammer genoeg is het niet echt simpel.

Hoe zorg je nu dat zoiets onder de aandacht komt van de (door) ontwikkelaars van deze toepassing bij KPN ? 

Reputatie 7
Badge +18

Hallo @Ad Kempen 

 

Wat zou er aangepast moeten worden dan?

De export functie werkt precies zoals het hoort, hij exporteert alleen de distributielijst als je die selecteert.
Een distributielijst is niets anders dan een verzameling e-mailadressen en staat los van de eventuele contacten die je er aan toegevoegd hebt, je kan er ook e-mailadressen aan toevoegen die niet in je contacten staan.
Het enige wat overgenomen wordt uit een bestaand contact is het e-mailadres en de naam en dat is ook precies wat er geëxporteerd wordt.
 

Als je alleen bepaalde contacten wil exporteren zal je die eerst moeten selecteren met de <CTRL> toets ingedrukt of via het selectie vakje (dat kan je bij Weergave aanzetten).
 

Reputatie 2

@GeSp
Ik had ook geprobeerd alleen geselecteerde contactpersonen te exporteren, maar kreeg toe toch alle contacten. Ik had in Strato's webmail het streepjesmenu links achter Contacts gebruikt.
Toen ik het na GeSp's suggestie nog eens bekeek en het streepjesmenu boven de contacten gebruikte, werkte het wel. Ik hoop dat het @Ad Kempen zo nu ook lukt.

 

@GeSp Hoe zorg ik er nu voor dat ik de contacten, die in een distributie lijst zijn terug te vinden, kan exporteren. Als ik nu, zoals FBFATA voorstelt, een distributie lijst exporteer in LIBRE Office, dan zie ik slechts "Distributie lijst” staan !!.

Wat bedoel je met: “Als je alleen bepaalde contacten wil exporteren zal je die eerst moeten selecteren met de <CTRL> toets ingedrukt of via het selectie vakje (dat kan je bij Weergave aanzetten)."” ?