Mailboxen beheren en delen binnen KPN Mail en Cloud

In KPN Mail en Cloud heb je de beschikking over een of meerdere e-mailboxen. In de beheeromgeving kun je verschillende instellingen rondom je mailbox aanpassen. Hier lees je er alles over. 

Wat is KPN Mail en Cloud

KPN Mail en Cloud is de nieuwe e-maildienst van KPN. Hiermee heb je niet alleen een e-mailadres, maar ook opslag om belangrijke bestanden te kunnen bewaren. Je e-mail wordt beschermd met geavanceerde spam en phishing filters en alles wordt veilig opgeslagen, binnen de EU.

Afhankelijk van welk abonnement je hebt, kun je tot 6 mailboxen aanmaken. En kan elke mailbox tot 10 mailadressen hebben.

De beheeromgeving

De beheeromgeving is de plek waar je instelt welke mailboxen je hebt, welke mailadressen daarbij horen, hoeveel opslag elke mailbox heeft en meer.

Je vindt de de beheeromgeving van KPN Mail en Cloud hier. Je logt in met je KPN ID.

Nadat je bent ingelogd zie je een dashboard met daarop al je aangemaakte mailboxen.

Nieuwe mailbox maken

1. Log met je KPN ID in op de beheeromgeving 
2. Klik op de tegel Nieuwe mailbox aanmaken.
3. Je krijgt een pop-up.

4. Vul je gewenste mailadres in en bevestig met de  knop Toevoegen. 

Als je een mailadres kiest dat al door iemand anders in gebruik is, krijg je een melding. Je zult dan iets anders moeten kiezen. Na het toevoegen verschijnt je nieuwe mailbox direct als tegel op het overzichtsscherm. 

Mailbox beheren

1. Log met je KPN ID in op de beheeromgeving
2. Klik op Beheer mailbox op de tegel van de mailbox die je wilt aanpassen
3. Je komt op de beheerpagina van die mailbox. 

Opslag toewijzen

Afhankelijk van je abonnement heb je 5 tot 5000 GB aan totale opslagruimte. Met de tegel Opslag toewijzen kun je instellen hoeveel GB deze mailbox mag gebruiken. Schuif het bolletje heen en weer tot je de gewenste hoeveelheid hebt. Bevestig je keuze met de knop Opslag instellen.

Deze ingestelde ruimte is voor e-mails en bijlagen én voor de cloudopslag van je persoonlijke bestanden.

Geavanceerde instellingen

Onderaan staan geavanceerde instellingen. Hier kun je een IMAP wachtwoord instellen als je jouw mailbox in een mailprogramma van een derde partij zou willen instellen. Meer daarover lees je hier:

E-mailadressen toevoegen aan of verwijderen uit een mailbox

In het midden staan de extra mailadressen die bij deze mailbox horen. Mail naar een van deze adressen komt allemaal in dezelfde mailbox terecht. Het hoofdadres van de mailbox staat hier standaard al. Deze kun je niet aanpassen.

Bij het Mail en Cloud basisabonnement kun je geen extra mailadressen aanmaken. Bij het Plus of Pro abonnement kun je tot tien mailadressen per mailbox maken.

Een e-mailadres toevoegen

Om een extra mailadres te maken, klik op de blauwe knop E-mailadres toevoegen. Je krijgt een pop-up.

Vul je gewenste mailadres in en bevestig met de  knop Toevoegen. Als je een mailadres kiest dat al door iemand anders in gebruik is, krijg je een melding. Je zult dan iets anders moeten kiezen. Na het toevoegen wordt je nieuwe mailadres direct weergegeven in het midden.

Een e-mailadres verwijderen

Om een e-mailadres te verwijderen klik je op het prullenbakicon erachter. Het verwijderen van een van deze mailadressen heeft geen invloed op de mailbox als geheel. Je e-mails en bestanden blijven gewoon bestaan.

Een verwijderd e-mailadres blijft nog een periode aan jouw abonnement gekoppeld zodat hij niet door anderen aan te maken is. Je kunt het adres zelf wel direct opnieuw aanmaken. Dit kan in dezelfde mailbox waar je hem net hebt verwijderd, of in een andere. Dit is handig als je het adres per ongeluk hebt verwijderd. Of hem toch liever aan een andere mailbox wilt koppelen.

Mailbox delen

Met de optie Mailbox delen kun je iemand anders toegang geven tot deze mailbox. Dit kun je gebruiken als je een partner, kind of anderszins huisgenoot of familielid een mailbox wilt geven. Die persoon logt met een eigen KPN ID in op de mailbox.

Belangrijk om te weten:

• De uitgenodigde persoon heeft geen toegang tot de beheeromgeving.
• Je kunt jouw eigen toegang tot de webmail van deze mailbox verwijderen zodat deze daadwerkelijk privé is voor de uitgenodigde persoon
• Je blijft wel de beheerder en kunt de gedeelde toegang ook altijd weer intrekken.

Iemand toegang geven

Om iemand toegang te geven vul je een e-mailadres van die persoon in.  Op dat mailadres krijgen zij een uitnodiging die 12 uur geldig is.

Als er op de knop gedrukt wordt om de uitnodiging te accepteren krijgen ze eerst dit scherm te zien. Hier moet de keuze gemaakt worden tussen inloggen met een bestaand KPN ID, of er een aanmaken als er nog geen KPN ID is. 

Beide knoppen eindigen op een inlogscherm waar met het KPN ID ingelogd moet worden. Dan kan de uitnodiging geaccepteerd worden. 

Nadat de uitnodiging is geaccepteerd, kan de andere persoon met het eigen KPN ID inloggen op de webmail van de gedeelde mailbox en deze gebruiken voor e-mail en cloudopslag.

Gedeelde toegang intrekken

Onder de tegel om een uitnodiging te versturen staat een lijst met mensen die je toegang hebt gegeven. Klik op het prullenbakicoon achter de naam om de toegang in te trekken. Dit wordt gelijk verwerkt.

Eigen toegang intrekken

Je kunt je eigen toegang tot de webmailomgeving van een mailbox intrekken. Op die manier is de webmail en cloudopslag ook privé voor de persoon aan wie je toegang hebt gegeven. Dit doe je via de Geavanceerde instellingen. Klik hierop om het vak uit te klappen. Zet het schuifje bij de optie Toegang tot de mailbox uit om je eigen toegang in te trekken. 

Wil je jezelf later wel weer toegang geven? Zet het schuifje dan weer aan.

Mailbox verwijderen

Je kunt een mailbox ook in z'n geheel weer verwijderen. Dit verwijdert de mailbox, alle adressen die erbij horen én alle inhoud. Zowel e-mails als persoonlijke bestanden die je hebt opgeslagen in de cloud omgeving.

1. Log met je KPN ID in op de beheeromgeving
2. Klik op Beheer mailbox op de tegel van de mailbox die je wilt aanpassen
3. Je komt op de beheerpagina van die mailbox.
4. Klik onderaan op Mailbox verwijderen.

5. Je krijgt een pop-up. Lees deze goed door zodat je weet wat je verwijdert. Vul onderaan het hoofd e-mailadres van de mailbox in ter bevestiging dat je het zeker weet. Klik op de knop Verwijderen om de hele mailbox definitief te verwijderen.

Herstellen van een verwijderde mailbox

Een verwijderde mailbox blijft 30 dagen voor je in bewaring staan. Je ziet ze staan onderaan de beheeromgeving van Mail en Cloud.

In die 30 dagen kun je de mailbox, inclusief inhoud weer herstellen. De enige voorwaarde is dat er voldoende opslagruimte beschikbaar moet zijn. Als dat niet zo is, dan krijg je een melding en kun je de mailbox niet herstellen. Je zult dan eerst ruimte moeten vrijmaken. Dit kan door de ruimte van andere mailboxen wat kleiner te maken. Of e-mails/bestanden in andere mailbox(en) te verwijderen.