Mijn mappen met vele mails in outlook 365 blijken direct gekoppeld met mijn webmail, dus ook mijn mailbox quota. Als ik dit niet kan scheiden, kan ik dan wel alleen voor webmail een datumlimiet instellen zodat de oudere mails in outlook wel beschikbaar blijven? Zoja, waar vind ik deze mogelijke instelling?  

Admin: Dubbele topics samengevoegd

Hallo @Theo Breedijk , als bepaalde mail niet verloren mag gaan en per sé bewaard moet blijven de betreffende mail gewoon opslaan in een speciale map op de computer, uitprinten of anderszins.

Als de mail in de webmail verdwijnt is het in je mailprogramma dat ingericht is op IMAP-basis ook weg.

Bedankt JanD,

Betekent dit dat instellen van een datum limiet voor de kpn server ook direct van toepassing is op mijn outlook 365 IMAP mailbestand? Is dit niet vreemd?

Nog een andere vraag: Webmail heeft onlangs zelf mijn map verwijderde mails geleegd (dus ook in outlook). Kan dit, terwijl mijn box met ca. 12 GBnog niet geheel vol was?

Hallo @Theo Breedijk voor zover ik weet krijg je een waarschuwing als je de maximale limiet van 15GB bijna bereikt hebt.

Webmail doet uit zichtzelf niets met de inhoud van de mappen, als daarin iets gewijzigd is, is het gebeurd via je eigen mailprogramma dat volgens het IMAP-protocol is ingesteld. Iedere wijziging via dat programma heeft uiteraard direct gevolgen voor de inhoud van de webmail, aangezien je emailprogramma een realtime afspiegeling is van de webmail.

@Theo Breedijk 

Het is wel mogelijk om een "datumlimiet” voor de webmail in te stellen maar dat moet je dan doen in Outlook en met het POP protocol.

Maak een extra account aan in Outlook dat met POP werkt. Standaard is dat dan alle email van de KPN emailserver naar Outlook op jouw computer wordt verplaatst. Heb je ook altijd een lege webmail en alle emails in Outlook.

Dit is echter niet aan te raden als je op 2 of meerdere apparaten email wil lezen. Ook voor die situatie is een oplossing voor maar dan wordt het een flink stuk gecompliceerder. Geïnteresseerd ?

Ja, want ik wil outlook 365 lezen op meer apparaten en dat kan alleen met IMAP waarbij Outlook en webmail helaas volledig gekoppeld (gelijk) zijn. Dus met veel opberg mappen loopt de webmailbox snel vol. Jammer dat KPN hiervoor (nog?) geen oplossing heeft, want dit moet toch bij vele particulieren een handicap zijn. Nu moet ik regelmatig veel moeite doen voor opschonen van mappen, echt vervelend!

Graag hoor ik een desnoods gecompliceerde oplossing! 

Hallo @Theo Breedijk , wat bedoel je met de webmailbox? Er is alleen een KPN mailbox.

Bij mail op meer apparaten gebruik je IMAP waarbij Outlook en webmail uiteraard volledig gekoppeld (gelijk) zijn. Webmail gebruikt namelijk ook IMAP om dezelfde KPN mailbox te benaderen.

Als 15GB niet genoeg is, kan je overwegen om meer mailboxen te gebruiken.
Het maximum bij KPN is 6 stuks.

Nog wat anders, hoe heb jij je backup geregeld? Met 15GB online aan mail is er een hoop te verliezen.

Wat u wilt kan niet. E-mail is niet geschikt om daar langdurig veel data te laten staan. Daarvoor is het niet gemaakt.

Gegevens en bijlagen kun je het best opslaan op je eigen pc of in de cloud als het belangrijk is dat je er overal vandaan bij kunt. Dan kun je er ook eenvoudig een backup van maken.

Data in de emailbox laten staan is uitermate risicovol. Backup maken is moeilijk, gebeurt in de praktijk zelden. Je maakt ergens 1 foutje en je kan alles kwijt zijn. Er zijn zat topics hier op het forum over te vinden. En je hoeft niet bij KPN aan te kloppen, die gaat geen oude email voor u terug zetten.

Hallo @Theo Breedijk , zoals jij het nu wilt kun je vergelijken met je brievenbus thuis, je laat de post er dus in zitten, behandelt het, maar de post blijft in de brievenbus totdat deze uitpuilt en er geen post meer bij kan, dan legt de postbode de post maar op de stoep voor de huisdeur met alle risico's van dien.

Je moet je mail dus niet in ‘the cloud’ willen laten met het risico van verlies van data, maar op je eigen systeem bewaren en behandelen en belangrijke mail in ieder geval bewaren op papier.

Zelf heb ik altijd een lege mailbox. Belangrijke mail, zoals facturen, offertes, polissen e.d. print ik altijd uit en berg het op in een map, daarna verwijder ik de mail en maak de webmailprullenbak leeg.

Klopt, IMAP is niet in staat om emails, die te oud zijn, te verwijderen van de (KPN) emailserver. POP kan dat wel.

Je kunt wel emails automatisch laten verwijderen van de emailserver maar dan moet je ook anders met de emails omgaan:
1)) Lees op jouw telefoon(s) de email alleen met IMAP en laat dan altijd alle emails in "Postvak In" staan.
2)) Gebruik één apparaat (bijv. jouw laptop) om de emails te archiveren. Gebruik op jouw laptop 2 accounts ( A  &  B ) in Outlook die beide met POP werken en naar hetzelfde emailadres wijzen. Selecteer voor beide accounts de optie waardoor Outlook een kopie van de emails op de (KPN) emailserver laat staan.
3)) Stuur alle emails voor account B vanuit "Postvak In" door naar een speciale map in Outlook m.b.v. regels. Sorteer vanuit die speciale map de emails naar andere (archief-)mappen in Outlook.
4)) Laat alle email van account A in "Postvak In" staan. Selecteer voor account A ook de optie die emails van de emailserver verwijdert na XXX (moet je zelf kiezen & invullen) dagen.

Je moet alle emails van account A in "Postvak In" (Outlook) laten staan omdat m.b.v. de emails in "Postvak In" Outlook gaat kijken welke emails moeten worden verwijderd van de (KPN) emailserver. Als je email C (van account A ) uit "Postvak In" verwijdert (of verplaatst naar een andere map) dan zal later email C ook niet (meer) van de emailserver kunnen worden gewist.